Chatbotize Privacy Policy

Last Updated: April 15, 2022

In English

In accordance with Article 13 (1) and (2) of the Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (“GDPR”), Chatbotize sp. z o.o. provides the following information regarding the processing of your personal data:

1. Controller of your personal data

Controller of personal data is Chatbotize sp. z o.o. having its registered seat in Warszawa at Koszykowa 59/5, 00-660 Warszawa, Poland, entered into the Register of Entrepreneurs of the National Court Register maintained by the District Court for the Capital City of Warszawa in Warszawa, XII Commercial Division of the National Court Register at KRS no. 0000764826, NIP (VAT no): 5272877599, REGON: 382175143, share capital: PLN 10.000; e-mail: [email protected] (the “Controller”).

2. The purposes and legal basis for processing your personal data

The Controller processes your personal data in order to provide you with the opportunity to participate in recruitment processes conducted currently and in the future by the Controller.

The legal basis for the processing of personal data is:

  1. in the scope of currently conducted recruitment processes – taking steps by the Controller at the request of the candidate for an employee (i.e. consideration of a job application) prior to entering into a contract (Article 6(1)(b) of the GDPR);
  2. in the scope of recruitment processes that may be conducted in the future – the consent expressed by the candidate for an employee (Article 6(1)(a) of the GDPR).

3. Recipients of your personal data

The Controller may share your personal data with its subcontractors (entities the Controller uses for processing) such as:

  1. IT service providers;
  2. entities with whom the Controller cooperates in the course of recruitment.

The Controller uses IT service providers who are based outside the European Union. Accordingly, your data may be transferred to entities to which the Controller entrusts the processing of personal data. You have the right to request a copy of your data at any time. These entities based outside the European Union process personal data on the basis of the Standard Contractual Clauses adopted by the European Commission, referred to in Article 46 of the GDPR, concluded between the Controller and the IT service provider, which ensures an adequate level of data protection.

4. Data retention time

The Controller shall keep your personal data for a period of 1 year from the date of their collection – if a candidate for an employee has given the appropriate consent. If the consent was not given, personal data is deleted immediately after the end of the given recruitment process.

5. Rights of data subjects

The data subject has the following rights:

  1. right to access the given personal data and the right to receive a copy;
  2. the right to rectify personal data;
  3. the right to delete personal data;
  4. the right to demand limiting the processing of personal data;
  5. the right to transfer personal data;
  6. the right to object to the processing of personal data provided;
  7. the right to lodge a complaint to the supervisory body.

If the processing of your personal data is based on your consent, you have the right to withdraw your consent at any time. The withdrawal of consent shall not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal.

You may contact the Controller to exercise the above rights.

The Controller does not make a decision with respect to you that is based solely on automated processing, including profiling.

6. Information on voluntariness or the necessity to provide data

Providing your data is voluntary, however, if you do not provide it, it will be impossible for you to take part in the recruitment processes.


In Polish

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) Chatbotize sp. z o.o. podaje następujące informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych:

1. Administrator danych osobowych 

Administratorem Państwa danych osobowych jest Chatbotize sp. z o.o.z siedzibą w Warszawie przy ul. Koszykowej 59/5, 00-660 Warszawa, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie Wydział XII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000764826, NIP: 5272877599, REGON: 382175143, kapitał zakładowy: 10.000 PLN; e-mail: [email protected] (dalej: „Administrator”).

2. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

Administrator przetwarza dane osobowe w celu umożliwienia udziału w procesach rekrutacyjnych prowadzonych obecnie i w przyszłości przez Administratora.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:

  1. w zakresie obecnie prowadzonych procesów rekrutacyjnych – podjęcie przez Administratora działań na żądanie kandydata na pracownika (tj. rozpatrzenia zgłoszenia do pracy), przed ewentualnym zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
  2. w zakresie procesów rekrutacyjnych, które mogą być prowadzone w przyszłości – wyrażona przez kandydata na pracownika zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

3. Odbiorcy danych

Administrator może udostępnić Państwa dane osobowe swoim podwykonawcom (podmiotom, z usług których korzysta przy przetwarzaniu) takim jak: 

  1. dostawcy usług informatycznych;
  2. podmioty z którymi Administrator współpracuje przy prowadzeniu rekrutacji.

Administrator korzysta z dostawców usług informatycznych, którzy swoją siedzibę mają poza Unią Europejską. W związku z tym Państwa dane mogą być przekazane podmiotom, którym Administrator powierza przetwarzanie danych osobowych. W każdym momencie przysługuje Państwu prawo do żądania kopii danych. Wspomniane podmioty mające siedzibę poza granicami Unii Europejskiej przetwarzają dane osobowe na podstawie Standardowych Klauzul Umownych przyjętych przez Komisję Europejską, o których mowa w art. 46 RODO, zawartych między Administratorem a dostawcą usług informatycznych, co zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych.

4. Czas przechowywania danych

Dane osobowe Administrator przechowuje przez okres 1 roku od ich zebrania – jeżeli kandydat na pracownika wyraził stosowną zgodę. Jeśli zgoda nie została wyrażona, dane osobowe są usuwane niezwłocznie po zakończeniu danego procesu rekrutacji.  

5. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługują Państwu następujące prawa:

  1. prawo dostępu do podanych danych osobowych oraz prawo otrzymania ich kopii;
  2. prawo do sprostowania danych osobowych;
  3. prawo do usunięcia danych osobowych;
  4. prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
  5. prawo do przeniesienia danych osobowych; 
  6. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania podanych danych osobowych; 
  7. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.  

W przypadku, gdy przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody, mają Państwo również prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

W celu wykonania powyższych praw mogą Państwo skontaktować się z Administratorem.

Administrator nie podejmuje wobec Państwa decyzji, która opierałaby się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

6. Informacja o dobrowolności lub konieczności podania danych

Podanie przez Państwa danych jest dobrowolne, jednak w przypadku ich niepodania niemożliwe będzie wzięcie udziału w procesach rekrutacyjnych.